岗位专场 · 教务
教务是校区的"数据中枢":排课、课消、学籍档案、考级报名四条主线都要过手。这节课教会教务用 AI 把最琐碎的四件事自动化,同时讲清怎么和小麦助教、钉钉、微信三个平台协同。含 8 个场景与可复制提示词。
对象|五校区教务老师
时长|60 分钟
形式|专场小班 + 实操
前置|已完成基础必修
练完产出|一份真实的排课/课消核对表
📖
自学模式:本册按顺序往下读即可学会,不需要讲师。每个操作都配了界面示意图和分步说明;看到「动手练习」就打开 WorkBuddy 照着做一遍——动手做一遍 = 看十遍。卡住了就回到对应示意图逐步核对按钮位置。
课时信息
为什么专门开一个教务专场?教务是唯一"每天都要和数字打交道"的岗位:排课表、考勤表、课消表、学籍档案、报名名单,一天下来要处理七八张表。而且教务的数据是校长做决策、老师算课时、顾问谈续费的共同源头——数据源头理顺了,全机构的效率都会跟着上去。
1痛点共鸣(8 分钟)
先问自己:上周最烦的一张表是哪个?带着它对照下表。
| 教务日常 | 现在怎么干 | 真实浪费在哪 | AI 后怎么做 |
|---|---|---|---|
| 排下周课表 | 对着老师时间、教室、进度手工排 | 一改就全错位,反复重排 | 给约束条件,出方案 + 冲突说明表 |
| 核对课消 | 小麦助教的可课余额 vs 签到记录,逐人对 | 100 多号人对一天,还容易漏 | 10 分钟出差异清单,按差异大小排序 |
| 统计老师课时 | 翻签到记录一个个加 | 月底集中算,出错就要重来 | 每周自动出,月底只是汇总 |
| 发调课通知 | 钉钉发老师、微信发家长,写两遍 | 容易漏发、说法不一致 | 一次生成两个版本,分别发两个平台 |
| 考级/竞赛报名 | 反复核对名单、催材料 | 报名截止前手忙脚乱 | 报名清单 + 材料核对 + 催办清单 |
为什么这么做:"教务的工作有个特点——做好了没人看见,做错了所有人都会发现。所以教务最需要的不是更努力,而是一套不会漏的检查机制。AI 最擅长的就是这个。"
2课堂流程(分钟级)
| 时间 | 环节 | 操作步骤 | 教务做什么 |
|---|---|---|---|
| 0–8 min | 痛点共鸣 | 收集"最烦的表",对照上表 | 说出自己最耗时的三件事 |
| 8–20 min | 完整演示 J2 课消核对 | 用真实导出的课消表 + 签到记录,演示如何找出差异。这是教务最有感的一个场景 | 跟着做 |
| 20–42 min | 动手实操 | 每人用自己的真实数据跑课消核对;卡住回上文对照 | 实操 |
| 42–52 min | 快速演示 J1 排课 + J7 通知 | 只演示"提示词 + 结果",说明有军火库可复制 | 看、记录 |
| 52–60 min | 平台协同讲解 + 作业 | 讲清"小麦助教 → WorkBuddy → 钉钉/微信"的数据流 | 确认作业 |
3场景清单
| # | 场景 | 输入材料 | 输出成果 | 耗时对比 | 平台 |
|---|---|---|---|---|---|
| J1 | 排课 / 调课方案 | 老师时间表、教室表、学员进度 | 课表 + 冲突说明 + 空置资源表 | 3h → 20min | 小麦助教 |
| J2 | 课消核对与异常排查 | 课时余额表、签到记录、补课记录 | 差异清单 + 整改建议 | 1 天 → 10min | 小麦助教 |
| J3 | 教师课时与排班统计 | 签到记录、排班表 | 课时统计表 + 异常提示 | 3h → 15min | 钉钉·小麦助教 |
| J4 | 班级与学籍档案管理 | 学员名册、课程进度 | 升班/转班名单 + 档案规范表 | 2h → 15min | 小麦助教 |
| J5 | 考级 / 竞赛报名组织 | 报名要求、学员名单 | 报名清单 + 材料核对表 + 催办清单 | 半天 → 30min | 钉钉·微信 |
| J6 | 教学质量巡查与听评课 | 听课记录、课堂照片 | 听评课记录 + 教学问题归纳 | 2h → 20min | — |
| J7 | 停调课批量通知 | 调课方案 | 老师版 + 家长版通知(钉钉/微信) | 40min → 5min | 钉钉·微信 |
| J8 | 教室与教具资源管理 | 教室使用表、教具库存 | 占用表 + 缺口预警 + 采购建议 | — | — |
4场景详解 J2 · 课消核对与异常排查(最该先做)
这是教务最耗时、最容易出错、后果最严重的一件事——课消错了,家长会直接质疑机构。而这个活恰好是 AI 最擅长的:逐条比对 + 找差异。
数据从哪来(重要)
- 从小麦助教导出三张表① 学员课时余额表(含已课消、剩余课时)② 本期考勤记录 ③ 请假与补课记录。统一导出为 Excel,存到
D:\小核码\01_经营数据\课消核对\2026-10\。 - 建任务,选工作空间选中课消核对目录。不要直接把文件拖进对话框——三张表有关系,放同一目录让它自己读更准。
- 先让它说明匹配规则用 Ask 模式先问:"这三张表用什么字段可以关联?你打算怎么匹配?"确认后再执行。这是教务场景的强制动作。
- Agent 执行,输出差异清单重点是"列出所有对不上的学员",而不是给一个总数。
- 人工逐条确认后,回填小麦助教AI 给出的只是"待核实清单",最终以小麦助教系统为准。
J2 · 课消核对与差异排查
你是教务专员,负责核对学员课时消耗是否与实际上课记录一致。 目标:核对 运达校区 2026年10月 的课消数据,找出所有不一致项。 输入:工作空间内的三份表—— ① 学员课时余额表(含期初课时、已课消课时、剩余课时) ② 本月考勤/签到记录 ③ 请假与补课记录 第一步(先做,做完等我确认):说明你用哪些字段关联这三张表,以及匹配规则。 第二步(我确认后执行): 1. 逐人核对并输出明细表:学员 / 期初课时 / 本月应消耗 / 实际签到消耗 / 请假(是否扣课时)/ 补课 / 期末应余课时 / 系统显示余额 / 差异; 2. 列出所有不一致的学员,标明差异数量与可能原因(如:请假未登记、补课未录入、重复签到、跨班上课未记录); 3. 按差异绝对值从大到小排序,差异最大的 10 人优先列出; 4. 输出差异统计(共多少人、合计差异多少课时)与整改建议; 5. 额外输出一份《待家长确认清单》模板(仅含学员编号与课时数,不含其他个人信息)。 约束: - 多份表格字段名不一致时,先说明你的匹配规则; - 只呈现事实,不要主观判断是谁的责任; - 不修改任何原始文件。
教务必须知道的一条边界:AI 输出的差异清单是线索,不是结论。原因可能是数据录入问题,也可能是规则理解偏差。所有差异必须人工逐条核实后再处理,绝不能拿着 AI 的清单直接去找家长或老师。
常见错误与纠正
| 常见错误 | 后果 | 纠正办法 |
|---|---|---|
| 只上传一张表就让它对账 | 它只能算总数,找不出差异 | 三张表一起给,放同一工作空间 |
| 不说明关联字段 | 可能把同名不同人匹配错 | 先问匹配规则再执行 |
| 要求它"直接给出正确课时" | 它会猜,结果不可信 | 要求它只列差异,不下结论 |
| 把结果直接发给家长 | 可能引发信任危机 | 先人工核实,再以小麦助教系统为准沟通 |
5场景详解 J1 · 排课与调课方案
排在教务工作第二位的高耗时任务。核心是:把约束条件说清楚,让 AI 去算。
J1 · 排课 / 调课方案
你是资深教务排课专家。 目标:为 运达校区 排出 2026年10月20日—10月26日 的课程表。 输入:①老师可排课时间表(来自钉钉日历 / 小麦助教)②教室可用时段表 ③各班学员名单与课程进度表。 排课规则(按优先级): 1. 硬约束:老师同一时段只能一节课;教室同一时段只能一个班;学员不与其在校其他课程冲突; 2. 优先:同一老师的课尽量连排,减少空档; 3. 优先:优先使用能容纳该班人数的最小教室; 4. 优先:同一学员的课固定在同一时段,方便家长安排; 5. 特别照顾:低龄班(3–6 岁)尽量排在上午,避免午睡时段。 输出: 1. 总课表 Excel(行为时间段,列为周一至周日,单元格填"班级/老师/教室"); 2. 冲突说明表:为满足硬约束做了哪些调整; 3. 空置资源表:没被利用的教室时段(供加开试听课参考); 4. 可视化排课看板(单文件 HTML,可按老师 / 教室 / 日期切换)。 约束:无法满足全部硬约束时,不要强行排,明确列出需要校长决策的冲突点(含几个可选方案)。
调课时的追加指令
J1-b · 临调课影响面分析
现在有一个变化:王老师 10月22日(周三)下午临时无法上课,原因是请假。 请基于刚才排好的课表,输出: 1. 受影响的班级、学员人数、时间; 2. 3 个可选补课方案(含需要调整的其他课程、连锁影响、对家长的影响程度); 3. 每个方案的优缺点对比表; 4. 推荐一个方案并说明理由。 约束:优先选择对学员和家长影响最小的方案;不要给出需要额外增加老师课时超过 2 节的方案。
6场景详解 J3–J6
图 1课消核对 · 操作图解界面示意图 · 对照实机操作路径
小麦助教课消明细 + 签到表 + 收款流水,三方交叉比对
教务最有感的一个场景:差异按金额从大到小排好
- 从小麦助教导出 3 份表放进「02 教务课表」,文件名带月份。
- 说:"核对 3 月课消,按学员×日期三方比对,差异按金额从大到小排序。"
- 它输出差异清单:签到有但课消没扣、重复扣课、课消有但没签到。
- 逐条和校区确认,确认后回小麦助教改——AI 只找差异,不改系统。
铁律:改数据永远回小麦助教改,AI 的表只是核对工具。
为什么这么做:"教务每天最怕的就是家长问课时怎么少了。有了这张差异表,你回的话有据可查。"
J3 · 教师课时与排班统计
J3 · 教师课时统计
你是教务专员。统计 2026年10月 各老师的实际授课课时。 输入:签到记录、排班表、调课记录。 任务: 1. 输出统计表:老师 / 校区 / 应授课时 / 实授课时 / 调课次数 / 代课次数 / 缺课次数 / 差异; 2. 列出异常:实授与应授不一致的老师,标出具体日期与原因(如调课未登记、代课未记录); 3. 输出给校长的 200 字汇总(只讲事实,不做评价); 4. 附一份《课时确认单》模板,可直接发给老师签字确认。 约束:如存在跨校区授课,单独标注;只呈现事实。
J4 · 班级与学籍档案管理
学员升班、转班、插班、停课,是教务最琐碎的一块。关键产出是"名单"和"该通知谁"。
J4 · 升班/转班名单与通知清单
你是教务专员。基于学员名册与课程进度表,处理 2026年10月 的升班事务。 输入:学员名册(含入班时间、已学课时、当前班级)、课程进度表(各阶段结课标准)。 任务: 1. 列出本阶段该升班的学员名单(依据结课标准判断),以及暂不建议升班的学员及原因; 2. 列出需要转班/并班的学员与原因; 3. 输出"通知清单":每条包含 学员编号 / 应通知谁(家长或老师)/ 通知要点 / 建议通知渠道(钉钉内部 or 微信家长); 4. 生成两版通知模板:给家长的(微信,温暖清晰)与给老师的(钉钉,简洁)。 约束:学员姓名在输出中做脱敏("学员A"式),真实姓名以小麦助教系统为准。
J5 · 考级与竞赛报名组织
我们有 CSP-J/S 复赛集训(五校区联合开班),也有各类等级考试。这类工作最大的痛点是材料多、截止日期硬、催办烦。
J5 · 报名组织与催办清单
你是竞赛报名事务负责人。组织 2026年 CSP-J/S 复赛 的报名工作。 输入:报名要求文件(含报名条件、所需材料、截止时间)、符合条件学员初步名单、已有材料清单。 任务: 1. 输出报名进度表:学员编号 / 是否符合条件 / 已交材料 / 缺什么材料 / 状态(已完成/待补/未开始); 2. 列出材料缺口清单与催办清单(按截止时间紧急性排序,标出还剩几天); 3. 生成催办话术:给家长(微信,礼貌不施压,含所需材料清单)与给老师(钉钉,简洁); 4. 输出一份"报名截止前 3 天检查清单",供教务逐项打勾。 约束:涉及竞赛政策、报名条件、晋级规则的表述,必须注明"以 CCF 及官方最新通知为准",不要自行解释政策。
J6 · 教学质量巡查与听评课
J6 · 听评课记录整理
你是教学督导。整理 本周 的听评课记录。 输入:听课笔记(手写可拍照)、课堂照片、当节教案。 任务: 1. 将听课记录整理成规范表:老师 / 班级 / 课程 / 观察到的亮点 / 观察到的问题 / 学员参与度 / 建议; 2. 归纳本周共性问题(不超过 5 条,每条附出现次数与具体案例); 3. 对每位被听老师生成一段"反馈草稿"(客观、支持性,先肯定再建议); 4. 输出给校长的 200 字教学质量简报。 约束:只写观察到的行为与事实,不做性格或能力评价;涉及未成年人的照片不用于任何对外场景。
7场景详解 J7 · 停调课批量通知(钉钉 + 微信)
教务每天都要发通知,而且同一件事要发两个平台、两种语气。一次生成两个版本,是最省事的做法。
J7 · 调课通知双版本
你是校区教务。请为下面这次调课生成两份通知。 事件:因 10月22日(周三)下午王老师请假,原定下午 15:00 的"Scratch 提高班"调至 10月24日(周五)18:30,同一教室。 受影响:该班 12 名学员及其家长、王老师本人、前台 1 位、课程顾问 2 位。 请输出三个版本,都要能直接复制发送: 1. 【家长版 · 微信】温暖、清晰。必须包含:原时间 / 新时间 / 地点有没有变 / 需要家长做什么 / 疑问找谁(附教务联系方式占位)。150 字以内,语气诚恳但不必反复道歉。 2. 【老师版 · 钉钉】简洁、要素齐全。包含:调整内容 / 影响范围 / 需要准备什么 / 确认回复要求。80 字以内。 3. 【内部同步版 · 钉钉群】发给前台与课程顾问,说明需要他们配合做什么(如更新前台签到表、告知到店家长)。 附加输出: - 一份《通知送达核对表》:应通知对象清单 + 确认状态打勾栏,供教务追踪谁还没回复; - 提醒:如需再次调整,最早应该在什么时间之前通知家长(给出建议并说明理由)。 约束:不要出现"给您带来不便敬请谅解"这类套话堆砌;时间地点必须精确无歧义。
8教务的三平台协同法(重点)
教务是把三个平台串起来的那个人。下面这张图请务必记住。WorkBuddy 是"加工厂",不是"仓库"——数据的唯一真相始终在小麦助教里。
教务数据流(记住这张图)
┌─────────────┐ 导出 Excel ┌──────────────┐
│ 小麦助教 │ ───────────────────▶ │ WorkBuddy │
│ 排课/考勤 │ │ 加工·核对 │
│ 课消/学籍 │ ◀─────────────────── │ 出清单 │
└─────────────┘ 人工核实后回填录入 └──────┬───────┘
│
┌─────────────────────────────┴──────────────┐
▼ ▼
┌───────────────┐ ┌───────────────┐
│ 钉钉(内部) │ │ 微信(家长) │
│ 老师/前台/顾问 │ │ 通知·沟通 │
│ 通知·待办·审批 │ │ 温暖·有细节 │
└───────────────┘ └───────────────┘
| 平台 | 它负责什么 | AI 怎么配合 |
|---|---|---|
| 小麦助教 | 业务系统:排课、考勤、课消、学籍、财务。唯一数据真相源 | 导出 Excel → WorkBuddy 加工核对 → 人工核实后回填。绝不让 AI 结果覆盖系统数据 |
| 钉钉 | 内部协作:群通知、审批、考勤打卡、待办、日志、钉盘、日历 | 把通知、待办、纪要生成好,再复制到钉钉发送;钉钉日历可作为排课的时间输入 |
| 微信 | 家长沟通:班级群、私聊、朋友圈 | 生成家长版话术与通知,人工加上孩子的具体细节后再发 |
教务必须守住的边界:① 课消、课时、学籍的最终数据永远是小麦助教系统里的,AI 输出只是核对线索;② 含学员姓名与家长电话的文件,处理前必须脱敏;③ 涉及学员个人信息的任务,不用「分享任务」生成公开链接。
9实操演练、作业与验收
课堂实操(20 分钟)
任务:用自己校区本月真实的课消数据(或上周排课数据),跑通 J2 或 J1。
要求:① 先问匹配规则再执行 ② 输出必须有"差异清单"或"冲突说明" ③ 至少追问一轮
自检重点:是否有人不从系统导出就直接问;是否有人让 AI 直接下结论。
课后作业(3 天内)
| # | 作业 | 提交物 | 验收要点 |
|---|---|---|---|
| 1 | 完成一次真实课消核对 | 差异清单 | 所有差异都被人工核实过 |
| 2 | 用真实数据排出下周课表 | 课表 + 冲突说明 | 无硬约束冲突 |
| 3 | 生成一套调课通知(家长版 + 老师版) | 两个版本文案 | 时间地点无歧义,要素齐全 |
| 4 | 整理一份教务提示词存入机构库 | 提示词 + 场景说明 | 经主管审核入库 |
验收标准
| 验收项 | 合格标准 |
|---|---|
| 课消核对 | 月度核对 ≤ 30 分钟,输出差异清单,且 100% 经人工核实 |
| 排课 | 无硬约束冲突,且至少减少 2 处教室空置时段 |
| 通知 | 调课通知 5 分钟内成稿,双平台版本齐全 |
| 考级报名 | 报名截止前 3 天完成材料齐全率 100% |
| 数据纪律 | 从不把 AI 结果直接当结论;系统数据以小麦助教为准 |
本岗位常见问题
Q · 小麦助教里已经有数据了,为什么还要导出到 WorkBuddy?
因为系统擅长"存",不擅长"找问题"。小麦助教能告诉你每个学员剩余多少课时,但没法在 10 分钟内帮你把三张表交叉比对、找出所有对不上的学员并排出优先级。系统管记录,AI 管核查。
Q · 排课结果直接就能用吗?
大部分能用,但要人工过一遍。尤其注意:① 特殊照顾需求(某个孩子有过敏、某个家长只能周末送)通常不在数据里,需要你补一句;② 排课结果要和老师确认一遍再发布。AI 给方案,教务做终审。
Q · 家长问我"课时怎么少了",我能用 AI 的核对结果回复吗?
不能直接回。正确流程:AI 出差异线索 → 你人工核实原因 → 以小麦助教的记录为准回复家长。语气上要诚恳,把每一节课的签到记录列清楚。如果确实是我们录错了,主动说明并纠正,这比解释更有说服力。