岗位专场 · 行政人事
行政人事的工作特点是文书密度高、催办频繁、容错率低。通知写不好会引起误会,招聘信息写不好招不到人,考勤汇总出错会影响团队信任。这节课聚焦"从 0 到 1 起稿"这一最高耗环节。
对象|五校区行政人事
时长|50 分钟
形式|专场小班 + 实操
前置|已完成基础必修
练完产出|一份真实通知 + 一份招聘面试材料
📖
自学模式:本册按顺序往下读即可学会,不需要讲师。每个操作都配了界面示意图和分步说明;看到「动手练习」就打开 WorkBuddy 照着做一遍——动手做一遍 = 看十遍。卡住了就回到对应示意图逐步核对按钮位置。
课时信息
1痛点共鸣(7 分钟)
| 行政日常 | 现在怎么干 | 真实浪费在哪 | AI 后怎么做 |
|---|---|---|---|
| 写各类通知 | 从零开始组织语言,改三四版 | 20 分钟写一个 100 字通知 | 3 分钟出三版本(群公告/正式/温和提醒) |
| 做招聘 | 抄别家的 JD,面试题临时想 | 招不到对的人,面试评价全凭感觉 | 全套材料 20 分钟成型,含评分锚定 |
| 考勤汇总 | 挨个核对打卡记录 | 月底集中算,错了影响信任 | 自动出统计 + 异常清单 |
| 制度与流程 | 没有成文 SOP,靠口口相传 | 新人上手慢,老人做法不一 | 半天产出规范制度文本 |
| 新员工入职 | 临时带,想起什么讲什么 | 新人第一个月很迷茫 | 入职手册 + 30 天培训清单 |
2课堂流程(50 分钟)
| 时间 | 环节 | 要点 |
|---|---|---|
| 0–7 min | 痛点共鸣 | 收集"最不想写的文书",对照上表 |
| 7–16 min | 演示 H1 通知拟写 | 一次演示三个版本的差异(群公告 / 正式文档 / 温和提醒) |
| 16–32 min | 动手实操 | 每人用一件真实待办事项,写出一份通知(三版本) |
| 32–45 min | 演示 H2 招聘全套 | 重点演示"面试评分表"和"优秀回答特征"——这是行政最缺的 |
| 45–50 min | 作业 | 布置作业与陪跑约定 |
3场景清单
| # | 场景 | 输出成果 | 耗时对比 | 平台 |
|---|---|---|---|---|
| H1 | 各类通知 / 公告拟写 | 可直接发群的通知(三版本) | 20min → 3min | 钉钉·微信 |
| H2 | 招聘信息与面试题 | JD + 面试题库 + 评分表 + 试讲要点 | 2h → 20min | 钉钉 |
| H3 | 考勤与排班汇总 | 考勤统计表 + 异常清单 | 60min → 10min | 钉钉 |
| H4 | 制度文件与流程 SOP | 规范制度文本 | 半天 → 30min | 钉钉云盘 |
| H5 | 新员工入职培训材料 | 入职手册 + 30 天培训清单 | 半天 → 40min | 钉钉 |
| H6 | 活动策划与执行清单 | 活动方案 + 分工表 + 物料清单 | — | 钉钉 |
| H7 | 会议组织与纪要 | 议程 + 纪要 + 待办 | — | 钉钉 |
| H8 | 员工关怀与团建方案 | 方案 + 预算表 | — | 钉钉 |
4场景详解 H1 · 通知拟写(一个需求,三种语气)
这是行政每天都要做的事,也是最快见效的一个场景。核心技巧:一次生成三个版本,分别用于不同场合。
H1 · 通知拟写(三版本)
你是教培机构行政主管,擅长写清楚、不引起误会、有温度的内部通知。 背景:因国庆调休,10 月 11 日(周六)调整上班,全体老师当天需正常到岗,课程按周六课表执行。 目标:写一份通知。 请输出 3 个版本,直接可复制: 1. 【群公告版】发钉钉 / 企业微信全员群:简洁醒目,含时间、对象、要求、疑问找谁; 2. 【正式文档版】用于存档:含标题、正文、生效时间、附则; 3. 【温和提醒版】提前一天单独发给老师:口语化、不造成压力。 每个版本要求: - 时间、动作、对象、截止点必须明确无歧义; - 不出现"望周知""特此通知"这类老套结尾的堆砌; - 群公告版控制在 150 字以内,且开头一句就说清"什么事"。 额外输出: - 一份《送达确认表》:需要确认回复的人员清单(可打印或转钉钉待办); - 提醒我:这份通知有没有遗漏的受众(如兼职老师、前台、顾问)。
常见错误
| 错误写法 | 问题 | 改法 |
|---|---|---|
| "请大家注意,近期有调整" | 没说清是什么调整 | 第一句直接写"10月11日(周六)正常上班" |
| "相关同事请知悉" | "相关"是谁不明确 | 明确写"全体授课老师 + 前台 + 课程顾问" |
| 结尾堆"望周知""特此通知" | 啰嗦、无信息量 | 直接写"有疑问找 XX",或干脆删掉 |
| 只发一个版本 | 群里太正式、文档里太随意 | 三版本一次生成,各用其位 |
5场景详解 H2 · 招聘全套材料(一次搞定)
招少儿编程老师是行政人事最难的一件事。难在"不知道该怎么判断一个人适不适合教孩子"——这套提示词解决的就是这个。
H2 · 招聘全套材料
你是少儿编程教育机构的 HR 负责人。目标:为招聘 少儿编程老师(Scratch / Python 方向) 准备全套材料。 输出四部分: 1. 【招聘 JD】含:岗位职责(5 条)、任职要求(分"必备"与"加分")、我们能提供的成长路径、薪资范围写法建议; 特别注意:不要把"有教师资格证"写成硬门槛,改成"有者优先"; 2. 【面试题库】分四类,每类 5 题: - 专业能力(编程功底、能否讲清抽象概念) - 教学能力(如何面对坐不住的孩子、如何设计一节课) - 家长沟通(如何处理家长质疑"没学到东西") - 稳定性与价值观(为什么选少儿编程行业) 每题附【考察点】和【优秀回答的特征】; 3. 【面试评分表】表格:维度 / 权重 / 评分标准(1–5 分锚定描述)/ 得分,可直接打印; 4. 【试讲评估要点】15 分钟试讲该看什么(3 个关键观察点 + 每一点的观察方法)。 约束: - 符合教育行业用人合规要求,不涉及性别、婚育、地域等歧视性条件; - 评分标准要"可观察",避免"有亲和力"这类无法验证的描述,改成"会蹲下来与孩子平视说话"这类可观察行为。
配套用法:把生成的面试题库和评分表存进
D:\小核码\09_行政人事\招聘\,以后每次面试直接打印使用。让面试从"凭感觉"变成"照标准"——这对五校区统一用人标准非常关键。6场景详解 H3–H5(速览 + 提示词)
H3 · 考勤与排班汇总(与钉钉配合)
H3 · 考勤汇总
你是行政人事专员。汇总 2026年10月 五校区考勤。 输入:钉钉打卡导出记录、排班表、请假审批记录。 任务: 1. 输出月度考勤统计表:姓名 / 校区 / 应出勤天数 / 实出勤 / 迟到次数 / 早退 / 请假(类型与天数)/ 加班时长 / 备注; 2. 列出异常清单:迟到≥3 次、未打卡记录、请假未审批、加班超 36 小时; 3. 生成给校长的 200 字汇总(含需要关注的 3 个人/事项,措辞客观); 4. 输出一份可直接发给员工的"考勤确认单"模板。 约束:只呈现事实,不做主观评价;涉及个人隐私的数据不外传。
H4 · 制度文件与流程 SOP
H4 · 制度 / SOP 撰写
你是教培机构行政主管。请帮我写一份《教室与教具使用管理规定》。 背景:小核码少儿编程,长沙五校区,教室资源紧张,教具(乐高套件、编程设备)需要规范管理。 输出: 1. 制度正文:总则 / 适用范围 / 具体规定(分条,每条可执行)/ 违规处理 / 附则; 2. 每条规定的"为什么"(用一句话说明目的,让员工理解而不是抵触); 错误示范: - 用"应"、"须"这类无法执行的模糊表述,改成"每天下班前由前台填写 XX 表"这类具体动作; - 制度全文控制在 1200 字以内,避免变成没人看的文件。
H5 · 新员工入职材料
H5 · 入职手册 + 30 天清单
你是教培机构 HR。为 新入职的少儿编程老师 准备入职材料。 输出: 1. 【入职手册】包含:机构介绍、五大校区与课程体系、组织架构与找谁办事、 日常工作流程(怎么排课、怎么发点评、怎么请假)、常用工具(钉钉 / 微信 / 小麦助教 / WorkBuddy)、行为规范; 2. 【第一个 30 天培训清单】按周拆解:要学什么、要跟谁学、要产出什么、怎么检验; 3. 【新员工常见 10 问】新人一定会问的问题及标准答案(如:工资什么时候发、课时怎么算、教案在哪找); 4. 【带教老师手册】给负责带教的老师,说明该带新人干什么、什么时候检查。 约束:语言亲切、具体,不写空泛的"融入团队""积极学习";每个动作都要指向可检查的产出。
H6 / H7 · 活动策划与会议组织
H6 · 活动策划
你是教培机构活动策划负责人。为校区策划一场 学员作品展示日 活动。 目标:让家长看到孩子的学习成果,提升续费意愿与口碑传播。 输出: 1. 活动方案:目标 / 时间地点 / 参与对象 / 流程(按分钟)/ 亮点设计; 2. 分工表:事项 / 责任人(角色)/ 完成时间 / 交付标准; 3. 物料清单:物品 / 数量 / 谁负责 / 何时到位; 4. 家长邀请文案(微信,150 字内,有吸引力但不夸大); 5. 风险预案(3 条:人数不够、设备故障、孩子情绪); 6. 活动效果评估表:看什么指标、怎么收集。 约束:活动必须以"学员成果"为中心,不做纯娱乐性活动;预算项要列出但不要编造具体金额。
7实操演练、作业与验收
课堂实操(16 分钟)
任务:拿一件你本周真的要发的通知,用 H1 提示词生成三版本,然后从中选一版直接发出去。
要求:生成后必须自己读一遍,把不合适的措辞改掉——通知是发给同事的,语气比格式更重要。
课后作业(一周内)
| # | 作业 | 验收要点 |
|---|---|---|
| 1 | 用 AI 完成本周所有对外通知 | 每条 5 分钟内成稿,无歧义 |
| 2 | 产出并打印少儿编程老师招聘全套材料 | 含 JD、题库、评分表、试讲要点 |
| 3 | 完成一次真实考勤汇总 | 异常项全部标出 |
| 4 | 产出 1 份制度或 SOP 并入库 | 每条规定可执行 |
| 5 | 提交 2 条自己验证有效的提示词 | 经主管审核入库 |
图 1通知三版本 · 操作图解界面示意图 · 对照实机操作路径
一条原始需求,同时生成钉钉内部版 / 微信家长版 / 朋友圈公开版
审,永远比写快
- 一句话说清事实:"下周六 CSP 集训停课,4/13 晚补课,通知家长。"
- 要求三个版本:钉钉内部版(干练)、微信家长版(客气)、朋友圈公开版(零学员信息)。
- 检查口径一致:时间、教室、补课安排必须一字不差。
- 分别复制到对应渠道发。
对外内容发出前必须人工过一遍,孩子信息一律打码。
为什么这么做:"以前一条通知写三遍,现在一遍审三遍。"
验收标准
| 验收项 | 合格标准 |
|---|---|
| 通知拟写 | 日常通知 5 分钟内成稿,无歧义、无需二次修改 |
| 招聘材料 | JD 与面试题库一次成型,可直接用于发布与面试 |
| 考勤汇总 | 月度汇总 20 分钟内完成,异常项全部标出 |
| SOP 沉淀 | 本季度至少产出 3 份制度/流程文档并入库 |
本岗位常见问题
Q · AI 写的通知太"官腔",同事看了不舒服怎么办?
很常见。两个解法:① 在提示词里明确要求"不出现'望周知''特此通知'这类套话";② 生成后自己读一遍,把生硬的句子改成你平时说话的方式。AI 负责结构和要素齐全,你负责语气像人。
Q · 面试评分表真的有用吗?会不会最后还是凭感觉?
有用,前提是评分项要"可观察"。所以提示词里特意要求把"有亲和力"这种描述改成"会蹲下来与孩子平视说话"这类可以现场看到的行为。只要标准是可观察的,不同面试官打分就会趋同。
Q · 员工隐私(考勤、请假原因)能放进去吗?
可以处理,但有两条纪律:① 只处理工作相关数据(出勤、请假类型与天数),不放大段的私人说明;② 含个人信息的任务禁止使用「分享任务」生成公开链接,文件命名统一加【内部】前缀。